企业档案管理实施办法

1. 企业档案管理实施办法

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现决策科学化的重要依据。为使各部门认真做好档案管理工作，特制定本方法。 一、档案范围： 公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。 二、档案分类及编号： 1、档案按其内容及关联部门可分为六大类： （1）行政类 （2）财务类 （3）人事类 （4）业务类 （5）工程类 （6）拓展类 2、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三条第二款。 3、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。归档后须填写《档案管理登记表》。 三、机要档案： 1、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 2、划分标准： 绝密档案包括： 公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在30万元以上的重大合同。 机密档案包括： （1）财务资料； （2）公司重要会议纪要； （3）公司经营情况； （4）人事档案、薪资性档案、劳动合同； （5）技术资料； （6）金额在5万-30万元的合同。 秘密档案包括： （1）重要项目资料； （2）项目合同协议。 四、档案装订： 1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。 2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。 五、保存期限： 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理： 1、永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）股东会、董事会、监事会会议纪要；（4）公司证照；（5）各级批文；（6）印鉴；（7）公司年度经营计划；（8）公司年度经营总结；（9）年度财务报表；（10）技术资料；（11）不动产所有权状及其他债权凭证；（12）人事资料；（13）大型活动图片、音像资料；（14）其他核定须永久保存的文书。 2、十年保存：（1）会计凭证；（2）其他经核定须十年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行) 3、五年保存：（1）期满或解除的合同协议；（2）完结后的项目方案；（3）其他经核定须保存五年的文书。 4、一年保存：（1）部门工作计划及工作总结；（2）完结后的部门请求报告；（3）完结后无长期保存必要文书。 5、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。 六、保管部门： 1、财务专项机要档案由财务部负责保管。 2、人事专项机要档案由总经办负责保管。 3、股东会、董事会等资料由总经办负责保管。 4、各部门均应指定兼职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，保管档案的人员变动应及时通知总经办，部门档案在规定时间移交总经办档案管理人员保管。 七、档案移交： 1、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。 2、公司章程，会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。 3、合同协议应在签订之日移交总经办。 4、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。 5、其余档案半年移交一次，时间为每年的1月和7月。 6、档案移交须填写《档案移交清册》。 7、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。 八、档案调阅： 1、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相应核准人核准后方可调阅。 2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办核准，但仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。 3、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。 4、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。 5、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。 6、档案借阅时间最长不超过8个工作时。 7、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。 九、档案销毁： 1、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。 2、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。 3、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。 4、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。 5、档案销毁每半年进行一次，即每年的1月和7月。 6、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。 十、其他： 1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。 2、在收集档案资料时，传真件应复印后留存，避免日后字迹模糊。 3、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。 4、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。 5、公司重要证件、资质、执照等资料，涉及新申请、年检、换发证等有关事宜，具体由财务外办事人员负责。 6、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

2. 企业档案管理规定

国家档案局国家经贸委国家计委关于印发《企业档案管理规定》的通知
各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团档案局、经贸委、计委：
为加强企业档案工作，规范企业档案管理，更好地为企业改革与发展服务，现发布《企业档案管理规定》，请认真贯彻执行。
二OO二年十月二十日
企业档案管理规定
第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：
（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。
第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记
造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的
要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理
水平。
第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息
资源，为企业提供及时、有效的服务。
第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确
的档案。
第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，
不得侵犯他人的合法权益。
第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档
案处置办法》做好档案的处置工作。
国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。
第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。
第二十条本规定由国家档案局负责解释。
第二十一条本规定自2002年9月1日起实施。《国营企业档案管理暂行规定》同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。

3. 企业档案管理规定

导语：企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，真实地记录着企业的生产、经济和企业发展的全过程。借助档案资料，能够更好地了解企业的过去，把握现在，规划未来。因此，企业做好档案管理对企业的长远发展和人员调整具有重要作用。企业如何做好档案管理1、建立健全档案管理制度。按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道运行。2、档案管理人员的业务素质直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案：工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心，责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。3、提高档案管理水平，强化服务。要进一步提高档案管理水平，必须贯彻档案的集中统一管理的原则，即要注意所藏档案门类齐全，又要注意档案的重要程度，使那些反映本部门主要职能活动的业务档案及反映重要活动的照片、录音带不同载体的档案，也能向本部门归档，实现集中统一管理。要强化服务意识，档案的收集、整理、抢救、保存这些基础工作是必要的，但目的是用档案为现代化建设服务，把死的东西变活，这也是档案工作的一项重要任务。例如：我公司在1990年成立了档案室.所有的档案都进行了集中统一管理，在1991年IO月被评为省级先进档案室，但我们并没有满足于现状，而是向更高的标准迈进。针对我公司在档案利用开发管理不够完善的方而，从提高思想认识入手，进一步学习《档案法》、《国有企业档案管理暂行规定》。公司领导班子对此项工作给予高度重视，纳入领导议事日程，多次召开专门会议讨论档案管理工作，及时解决档案工作中存在的问题。4、企业的不断改革和发展.档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路.使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。企业管理档案存在的问题：4.1企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项考核，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分干部还认为档案室就是资料室，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。4.2档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室都规办公室管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。4.3缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备.但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。5、档案工作存在问题的解决对策档案室虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的.杂乱堆积的资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的功绩。要充分发挥档案管理的作用，才能使之更好地为企业做好服务。6、档案工作必须进行系统管理6.1抓好组织建设，完善管理制度，做到"五个统一”抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组.协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障;二是把档案管理工作列入到公司领导的议事日程.年初有部署，年终有总结，平时有检查指导，并接受上级省市和上级档案管理部门的领导和指导;三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一制定计划，统一检查指导和统一培训交流。6.2档案工作要有计划和目标档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今公自动化、社会信息化发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又有合乎实.际的工作计划。6.3加强档案基础工作，按时完成上级部门下发文件的归档工作。在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门下发的文件按规定进行归档、立卷，按时完成。6.4加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员.负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。6.5搞好档案的信息化建设，促进档案资源的充分利用运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新，实现档案信息资源共享。档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使档案工作再上新台阶。法律依据：《中华人民共和国档案法》第十二条按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。第十三条直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围：（一）反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的；（二）反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；（三）反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的；（四）反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的；（五）法律、行政法规规定应当归档的。非国有企业、社会服务机构等单位依照前款第二项所列范围保存本单位相关材料。第十四条应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

4. 企业档案管理规定

《企业职工档案管理工作的规定》第十八条规定，企业职工调动、辞职、 解除劳动合同 或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其 户口所在地 的街道劳动(组织人事)部门。第十九条规定，转递档案，可通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带;对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装;对转出的材料，不得扣留或分批转出;接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回，逾期一个月转出单位未收到回执应及时询问，以防丢失。《关于固定工 签订劳动合同 有关问题的函》也明确，用人单位与职工 解除劳动关系 后，应及时将职工档案转到职工新的接收单位;无接收单位的，应转到职工本人户口所在地。

5. 企业档案管理规定

    　　档案管理亦称档案工作。是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,下面是我为你整理的企业档案管理规定，希望对你有用!
        　　企业档案管理规定 
       　　第一章 总则
       　　第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。
       　　第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
       　　第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。
       　　第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
       　　第二章 档案机构及其职责
       　　第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。
       　　第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
       　　第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
       　　第三章 档案的管理
       　　第八条 整理办法：
       　　1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
       　　2. 步骤：
       　　A. 收集
       　　文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。
       　　B. 整理 根据分类和成立时间整理。
       　　C. 分类 根据下述分类方法分类
       　　D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
       　　第九条 过程管理：
       　　1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
       　　2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
       　　第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
       　　第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
       　　第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。
       　　第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
       　　第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
       　　第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
       　　第四章 档案备份制度
       　　第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
       　　第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。
       　　第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。
       　　第五章 处理条例
       　　第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
       　　1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
       　　2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
       　　3. 涂改、伪造档案
       　　4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
       　　5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
       　　第六章 责任
       　　第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。
       　　第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室
       　　第一责任人为各部门指定的资料员;
       　　第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
        　　业务资料管理规定 
       　　为提高公司档案管理水平，进一步加强业务资料归档的标准化和规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
       　　一、 业务资料归档责任主体
       　　综合业务部负责制定业务资料管理标准，对各业务部门资料归档工作进行指导、检查和培训，各业务部门负责各类专业性和具体性业务资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。已经办结的项目，由业务部门归档完毕后按照规定时间上交办公室统一保存。卷盒(夹)等耗材，统一由办公室调配，业务部门申领。
       　　二、 归档文件要求
       　　1、 归档文件材料内容必须真实、准确。
       　　2、 归档文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间(年、月、日)、印章、正文与附件、正式发文的定稿和签发单、上级来文和承办单、请示与批复以及专项成套材料等必须齐全完整。
       　　3、 归档文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰。
       　　4、 归档的文件字迹要符合长期保管需要，应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用易褪色的书写材料。如：圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写材料。
       　　5、 归档文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4纸，必要时可使用 A3纸，但归档应折叠为A4纸大小。
       　　三、 整理要求
       　　1、 案卷题名
       　　案卷题名要求简练、准确，能够概括揭示卷内文件的内容与成分。
       　　案卷题名构成形式：
       　　(1)符合规范的名称+业务类型
       　　(2)出让宗地编号+业务类型
       　　(3)时间+业务类型
       　　2、 卷内文件排序
       　　(1)归档文件目录
       　　归档文件目录是包含卷内文件题名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。
       　　(2)归档文件
       　　卷内归档文件一般按重要程度或时间顺序排列。
       　　密不可分的文件应依序排列，即正件在前，附件在后;批复、批示在前，请示、报告在后;正式发文在前，签发单在后;上级来文在前、承办单在后;文字材料在前，图样在后。重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。
       　　(3)备考表
       　　备考表是对本盒案卷材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明的文件。
       　　3、 案卷装订
       　　(1)卷盒
       　　卷盒(夹)采用长×宽为315mm×235mm，其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格。
       　　卷盒(夹)封面项目应包括：案卷题名、编制单位、编制时间、保管期限、密级、立卷人。
       　　(2)案卷装订
       　　案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物(订书钉、大头针等);
       　　文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠整齐;
       　　将归档文件目录、归档资料左下取齐，用铆钉装订机装订牢固，注意不倒置、不散页、不压字。
       　　4、 电子文件刻录
       　　归档完成之后，需将案卷文件的电子版本刻录在一次性写入光盘等耐久载体上，光盘标签写明年份和案卷题名，一并装入卷盒(夹)中。
        　　金融企业业务档案管理规定 
       　　第一章 总则
       　　第一条 为规范金融企业业务档案管理，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国商业银行法》《中华人民共和国保险法》《中华人民共和国证券法》等相关法律，结合金融企业业务工作实际，制定本规定。
       　　第二条 本规定所称金融企业业务档案，是指金融企业在货币金融、资本市场、保险、信托等金融业务办理及服务活动中形成并具有保存价值的各种载体形式的记录。 第三条 本规定适用于在中华人民共和国境内依法设立的下列金融机构：
       　　(一)政策性银行、商业银行、农村合作银行、城市信用合作社、农村信用合作社。
       　　(二)证券公司、期货公司、基金管理公司及其依法设立的从事资产管理业务的子公司。
       　　(三)保险集团(控股)公司、保险公司、保险资产管理公司、保险专业中介机构。
       　　(四)信托公司、金融资产管理公司、企业集团财务公司、金融租赁公司、消费金融公司、汽车金融公司、货币经纪公司。
       　　(五)从事汇兑业务、支付清算业务和基金销售业务的公司。
       　　(六)其他经批准从事金融业务活动的企业。
       　　第四条 金融企业业务档案对维护金融企业和客户利益，保护消费者权益，防控金融风险，打击经济犯罪，保障国家经济安全，促进经济和社会发展等具有十分重要的作用，是金融企业档案的重要组成部分，是企业管理的基础，应当由企业档案部门实行集中统一管理。
       　　第五条 各级档案行政管理部门根据职责负责金融企业业务档案工作的指导、监督和检查;各级金融业务监督管理机构及其派出机构负责将金融企业业务档案管理工作纳入金融业务监督管理制度、流程，与业务同监管。
       　　第六条 金融企业档案部门或档案工作归口管理部门(以下统称“档案部门”)负责对本企业业务档案工作进行统筹规划、监督、指导和检查，各相关业务部门配合档案部门组织实施。金融企业所属各分支机构档案部门负责本分支机构业务档案管理工作，并对所属分支机构的业务档案工作进行监督、指导和检查。
       　　第七条 金融企业应当建立健全统一的业务文件材料归档管理制度;将业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入业务工作流程，列入业务工作或项目计划，列入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，列入企业考核体系和奖惩制度，确保业务文件材料的完整归档。
       　　第八条 金融企业应当建立健全业务档案保管、利用、鉴定、销毁等工作的相关制度，确保业务档案的真实、完整、有效和安全，满足企业在证据、责任、信息、存史等方面的需要。
       　　第九条 金融企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档或造成档案损毁、丢失、泄密等行为，进行相应的惩处。
       　　第十条 金融企业业务档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，并定期接受业务培训。
       　　第二章 业务文件材料的整理与归档
       　　第十一条 金融企业应依据法律、行政法规、国务院金融监督管理部门和档案行政管理部门的规章和规范性文件的要求，结合业务工作流程，制定本企业业务文件材料的归档范围和业务档案的保管期限表;当业务范围或工作流程发生变化时，应及时修订完善。
       　　归档范围和保管期限的确定，应当满足国家对金融活动的监管要求以及维护企业利益和客户权益的需求;业务档案保管期限不得短于相关法律、法规明确规定的保管期限;电子业务档案的保管期限不短于同类纸质档案的保管期限。
       　　第十二条 金融企业档案部门应当按照遵循文件材料形成规律、保持文件材料之间的有机联系、便于保管和查找利用的原则，依据国家有关规定研究确定业务文件材料归档整理和分类编号方法，制订相关标准并保持相对稳定。
       　　第十三条 金融企业业务部门应当按照有关规定，将应当归档文件材料按要求进行整理、立卷，定期移交本企业档案部门集中管理，并办理归档交接手续。具体归档时间可根据业务工作特点确定，除国家另有规定外，最迟不应超过次年12月31日。
       　　第十四条 金融企业文件材料归档一般一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料可适当增加份数。
       　　第十五条 业务文件材料中属于企业管理类的文件材料，原件存入管理类档案，在与之相关的业务档案中可存放复印件并标明互见号。
       　　第十六条 金融企业应当按国家有关规定进行档案著录。
       　　第十七条 纸质和电子文件同步归档的，在文件内容、相关说明及描述上应保持一致;仅为电子载体形式的业务档案，须遵照国家有关电子文件归档和电子档案管理的规定和标准执行。
       　　第十八条 金融企业建设业务信息系统时，应当有档案部门参与，由档案部门提出电子文件归档管理的相关需求，确保所形成电子文件能够归档，归档后电子文件符合电子档案管理要求。
       　　第十九条 业务工作人员岗位变动时，应当及时办理移交所负责业务工作的文件材料，并清退借阅未还的档案。
       　　第二十条 国内依法投资设立的金融企业有海外机构的应当建立海外机构业务档案管理制度。
       　　第三章 业务档案的管理
       　　第二十一条 金融企业应当配备符合档案保护和安全管理要求的业务档案保管装具和库房，并保证库房设施设备的正常运转。
       　　第二十二条 金融企业应当按有关要求做好电子业务档案的存储和安全管理，保证电子业务档案的真实、完整、安全和可用，并对重要业务档案进行异质、异地备份，确保业务档案安全。金融企业对档案信息安全负最终责任。
       　　第二十三条 金融企业将业务档案管理外包的，应当严格审核承包方的信息安全保障能力和资质。在签订合同协议时，应当明确有关档案安全保管、信息保密和提供利用等方面的责任和约定条款，以保障业务档案的安全与利用。
       　　严禁将涉及国家秘密的业务档案外包或委托任何社会中介机构保管。
       　　第二十四条 金融企业档案部门应当做好业务档案管理的统计工作和对统计数据的研究利用，保证统计数据的完整性、准确性和连续性。
       　　第二十五条 金融企业应当建立业务档案管理信息系统，逐步提高对电子业务档案的管理水平。业务档案管理信息系统的功能应当符合国家有关规定。
       　　第四章 业务档案的利用、鉴定与处置
       　　第二十六条 金融企业应当编制业务档案检索工具，方便业务档案的检索与查询。
       　　第二十七条 金融企业应当对业务档案的查阅利用进行登记，对超权限利用应履行审批手续。
       　　第二十八条 金融企业档案部门应积极开展业务档案的提供利用服务工作，加强对业务档案的编研开发，满足企业金融业务活动和管理工作的需要。
       　　金融企业必须为有关业务监管部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的业务档案。
       　　第二十九条 金融企业应当成立由主管领导、档案部门和业务部门人员组成的档案鉴定小组，对到期的业务档案按照有关规定进行鉴定并形成鉴定报告;对确已失去保存价值的到期业务档案，由企业负责人审批签字后方可销毁。销毁档案应当在指定地点并有专人负责监督。对被销毁的档案应当登记造册，并与鉴定报告一并永久保存。对虽已到期、但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应当延长保管期限。
       　　第三十条 金融企业因各种原因变更、终止的，应当按国家有关规定对业务档案进行妥善处置。
       　　第三十一条 未经档案行政管理部门许可，金融企业不得以任何方式和形式将涉及国家秘密的业务档案携带出境。

6. 企业档案管理办法的介绍

《企业档案管理办法》国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的，该办法是根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务制定的。

7. 公司档案管理办法

档案公司注意三个问题，主讲：牡丹哥，希望能帮助到档案职场的朋友

8. 公司档案管理办法及实施细则

会博通综合档案管理系统
档案数字化管理需要遵循一些原则分享给大家
 

1、基本原则
1.1  同步检查档案实体质量，确保数字化成果的真实、完整。
1.2  采用先进的数字技术，确保数字化成果的长期有效、数据兼容和安全迁移。
1.3  采取有效的保护措施，确保档案实体及数字化成果的安全。
1.4  确保档案实体与数字化成果间的有机联系。
 
2、过程管理要求
2.1  制定档案数字化的总体方案、技术路线与工作方法，确保档案数字化工作标准化、规范化和流程化。
2.2  档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描（转换）、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2.3  建立档案数字化各环节的安全保密机制和工作制度，确保档案数字化工作的安全与高效。
2.4  档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
 
3、数据挂接
3.1  档案数字化转换过程中形成的图像、音频、视频数据，经质量验收合格后，加载到档案数据库服务器。通过编制的程序或借助相应的软件，实现档案数据库条目与相关联的数字图像、音频、视频批量的快速挂接。
3.2  认真填写档案数字化挂接检查情况登记表单，记录数据关联后的页（张、盘）数，核对每一份文件关联后的页（张、盘）数与档案整理、扫描（转换）时填写的页（张、盘）数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
 
4、数据验收
4.1  图像、音频、视频数据验收
以一个全宗或多个目录为单位，随机抽查5%的档案条目数据对应的图像、音频、视频数据。图像、音频、视频应符合本规范中所规定的分辨率、采样频率、数码率、文件格式及色彩模式。图像、音频、视频文件的命名必须与条目数据题名相一致。图像、音频、视频的转换完整性要求达到100%，图像偏斜度、清晰度、整洁度，音频、视频的清晰度等技术指标，要求抽检合格率达到95%以上（含95%）。合格率＝抽检合格文件数/抽检文件总数×100%。
4.2  验收审核
验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
4.3  验收登记
认真填写数字化验收登记表单。
 
5、数据备份
5.1  备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。
5.2  备份方式
为保证数据的安全，除将数据上传至集团公司档案管理系统服务器外，还应采用在线（磁盘）、离线（DVD刻录盘）相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
5.3  数据检验
检验内容包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
5.4  备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
5.5  备份登记
填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
 
6、数字化成果管理
6.1  应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。
6.2  数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识（水印），并根据具体情况决定是否采用微软DRM保护的文件格式。